パソコントレーニング

【業務必須】パソコンの便利ツール

~ 全て取り入れることをオススメ ~

エクセルセミナー(第1回:2020年5月5日)

エクセルの基礎を学ぼう

サマリー

  • 開催日時:5月5日火曜日 16時~19時ころ
  • 今日のエクセル
  • 便利ツールの紹介

便利ツール

  • clibor
     
    1. 以下のサイトから、clibor フリーソフトをダウンロードしてください。 www.vector.co.jp

2. ダウンロードした clibor.zip 解凍します。 clibor.zip を右クリックで、すべて展開を左クリック ※ 解凍できたら、ダウンロードフォルダに解凍されたフォルダが入っているはず。

3. clibor.exe をダブルクリックで実行します。

  • 拡張子とは
    まず、
    clibor.zip の拡張子は、zip です。
    経理.xlsx の拡張子は、xlsx です。
    勤務メモ.txt の拡張子は、なんでしょうか? そうです、txt です。

テレビは・・・家電
フライパンは・・・調理器具
パーカーは・・・服飾
といったように、それぞれのカテゴリ(?)を表しています。
 
しかし、家電のテレビだと思って、使ってみたら、おもちゃだった!というのは困りますよね?
パソコンでもこういう状況が起こる可能性があります。
 
clibor.zip のファイルを clibor.txt に無理やり名前を変えても、テキストファイルに

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【テキストエディタ】サクラエディタを活用しよう

メモ帳を卒業しよう

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(1)タブモードで使おう

設定方法「設定 -> 表示中のタブバーを隠す」をクリックする
  • 画面が狭くなる
  • 「ウィンドウ」「下部タスク」が増えると、開きたいものがわかりずらくなる https://i.imgur.com/MMdZlr4.png
 ↓ 設定後 ↓ 


  • ウィンドウが減るとシンプルになり、スピードダウン・ミスを軽減できる https://i.imgur.com/juAeZAN.png



(2)ストライプ表示をしよう

設定方法「設定 -> タイプ別設定 -> カラー -> 偶数行の背景色」にチェックを入れる
  • 行ごとの境目が、パッと見でわかりずらい https://i.imgur.com/gE5qTXS.png
 ↓ 設定後 ↓ 


  • 行ごとの境目がわかりやすくなり、疲労軽減になる https://i.imgur.com/2lcnNL5.png



(3)現在行に下線を表示しよう

設定方法「設定 -> タイプ別設定 -> カラー -> カーソル行アンダーライン」にチェックを入れる
  • 5行目にカーソルが当たっていますが、パッと見でわかりますか? https://i.imgur.com/xw0KWZX.png
 ↓ 設定後 ↓ 


  • カーソルが当たっている行がパッと見でわかりやすくなって、疲労軽減になる https://i.imgur.com/a6BxuAd.png



(4)置換を使おう

  • <<SR番号>>と<<問い合わせタイトル>>を「置換」を使って書き換えましょう。手動で選択しながら書き換えると、選択範囲を間違えて文字が欠けてしまうなどのミスが発生する可能性があります。
  • 書き換えるところが2ヶ所ずつあるので、1度の置換で2ヶ所ずつ書き換えられます。 https://i.imgur.com/VXrIBfT.png
  • <<SR番号>>1234567890に置換します。 https://i.imgur.com/voTz1v4.png https://i.imgur.com/CqkwLZg.png https://i.imgur.com/XBgeElc.png
  • <<お問合せタイトル>>作成したらエラーが発生したに置換します。 https://i.imgur.com/lIIUYAQ.png https://i.imgur.com/70wRHM2.png https://i.imgur.com/DazI2IC.png https://i.imgur.com/yk6UxtK.png



(5)ダブルクリック検索マクロを使おう

  • ダブルクリック検索
  • セルフチェックなどのときに使う

以上です。

【AIの入力補完】Google日本語入力

Google日本語入力

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メール作成のときに「毎回入力する定型文」はどのように入力しているでしょうか?

毎回毎回、長い文章を入力していませんか?

今回は、あなたが1日に何回も「板橋太郎です。お疲れさまです。」を入力していると仮定します。これを「早く」「楽に」入力するためのツールが「Google日本語入力」です。

「Google日本語入力」は、いま流行りの「AI」が学習しながら、ご自身がよく入力する単語・文章を記憶・学習しながら入力補完してくれます。 入力候補が出てくるようになったら、tab ⇒ enter を入力して、Google日本語入力のサポートを活用しましょう。

ソフトをダウンロード・インストール

以下のサイトを参考にして、ソフトをダウンロード・インストールしましょう。

kb.seeck.jp

よくあるソフトのように、デスクトップにアイコンができたりはしません。一度インストールして設定してしまえば、起動をする必要はありません。パソコンを起動してから、サクラエデディタや Outlook 上に文字を入力すれば Google日本語入力 が効いた状態で文字を入力できます。

Google日本語入力が学習してくれるところを実演します

「初回に、すべて入力する」ところから「1文字・2文字入力すれば、入力できてしまう」ところまでの流れをみてみましょう。

  • 最初は、全て入力します。

https://i.imgur.com/6VCeVo3.png

https://i.imgur.com/KG99MqP.png

  • 「いたば」まで入力したが、まだ入力候補はでません。

https://i.imgur.com/v3r5iIe.png

  • 「いたばし」まで入力すると、入力候補が出てきました👍
    tab + enter を押して、入力しましょう。

https://i.imgur.com/TjTd4qp.png

https://i.imgur.com/V9juOPs.png

  • 次は「いた」しか入力していないのに、入力候補が出てきました👍👍
    tab + enter を押して、入力しましょう。

https://i.imgur.com/OPSc34m.png

https://i.imgur.com/1IZHYWt.png

  • さいごには「い」だけの入力で、入力候補が出てきました👍👍👍
    tab + enter を押して、入力しましょう。

https://i.imgur.com/wu5rTFD.png

https://i.imgur.com/cADrDKw.png


どうでしょうか?最後には、「1文字入力+tab+enter」だけで長い文章を入力できるようになりました。

このように、同じ単語・文章を入力するたびに、「この単語はよく使われる」とAIが学習してくれて、なるべく先頭に入力候補を出してくれます。

何も設定せず」「インストールするだけで」あなたが便利なように学習してサポートしてくれるのが、「Google日本語入力」です。

以上です。

【画像を自由に切り取る】Snipping Tool

Snipping ツール」は、Windows パソコンにデフォルトインストールされている「画面キャプチャツール」です。

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起動方法

このソフトは、Windows パソコンに標準インストールされているので、ダウンロード・インストールをする必要はありません。
キーボード左下の Windows マークを押して、Snipping と入力してみてください。 すると Snipping Tool が表示されるので、Enterを押すと Snipping Tool ソフトが起動されます。

Snipping Toolの活用方法


例えば、
「(リーダーに)エラーが起きたので報告したい」
「(お客様に)ここの設定はどのようになってますでしょうか?」
というときに、画面キャプチャを取って、Teams やメールに添付して送っていると思います。


皆さんは、どうやって画面キャプチャを作って、送っているでしょうか?

以下のように画面キャプチャを作っている方は、少なくないと思います。

(1) エラー画面をスクリーンショットして(キーボードのPrtSc ボタン)
(2)エクセル・ペイントツールに貼り付けて
(3)トリミング して(余計なところを削って)コピーして
(4)ペイントツールを起動して
(5)ペイントツールに貼り付けて画像保存して
(6)Teams に取り込む

これだと6手順ほどあるので、時間がかかってしまいます。


「Snippingツール」だと、以下の手順で画面キャプチャを取って、Teams に貼り付けることができます。

(1) Snipping ツールでエラー画面を選択して
(2) Teams に貼り付ける

これだけで終わりです。画像としてデスクトップなどに保存することもできます。お客様用に説明文入りの画像にしたい場合は、エクセルに貼り付けて矢印や文字で補足することもできます。

その手順を見てみましょう。

  • Snipping ツールを起動する

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  • 画面キャプチャを取りたいところが見える状態にして、Snipping ツールの新規作成をクリックする

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  • Snipping ツールで選択した範囲だけ、画面キャプチャが取れている (この時点で、クリップボードに保存されている)

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  • クリップボードに保存されているので、Ctrl + v で貼り付けられる (例ではエクセルに貼っていますが、Teams の発言入力欄に Ctrl + v で貼り付けられます)

    エクセル上に貼ってから、コメントを入力したりもできます。

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以上です。

【作成前後を比較チェック】Winmerge

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「作成したメール」をレビューに出す前に、セフルチェックしていますか?

この「Winmerge」を使って「メールテンプレート」と「作成したメール」を比較しながら、セルフチェックすることをオススメします。

Winmerge は、修正した前後の文章を、早く・正確に比較するためのツールです。10秒ほどで精度の高いチェックができるので、疲労軽減にもつながります。


以下のサイトから、ソフトのダウンロード・インストールをしてください。

write-remember.com


インストールができたら、以下をやってみてください。

  • Winmerge を起動します。

https://i.imgur.com/ZNX7HOl.png

  • 新規ボタンをクリックします。

https://i.imgur.com/rmA6624.png

  • 左に「メールテンプレート」、右に「作成したメール」を貼り付けて、比較ボタンをクリックします。

https://i.imgur.com/9Wqz6oG.png

  • 左と右の比較結果が表示されます。
色が付いていない行=差分なしです変わってはいけないところが、変わってないかチェックします。
色が付いている行=差分ありです変えるべきところが、正しく変えられているかチェックします。

https://i.imgur.com/VTvOAmA.png

  • セルフチェックが終わったら、右上の✕を押して、「すべて破棄する」をクリックして、ツールを終了します。

https://i.imgur.com/aDmuNed.png

https://i.imgur.com/4wkkfHx.png

以上です。